Aufbewahrung von Rechnungen – allgemeine Regelung
Grundsätzlich sind in Papierform und elektronisch ausgestellte Rechnungen nach polnischen USt-Vorschriften als identisch zu betrachten, z.B. im Hinblick auf das Recht auf Vorsteuerabzug. Steuerpflichtige sind jedoch zur entsprechenden Aufbewahrung von Rechnungen (inkl. E-Rechnungen) verpflichtet. Laut Art. 112a Abs. 1 des USt-Gesetzes muss ein Steuerpflichtiger die von ihm ausgestellten und erhaltenen Rechnungen „unter Aufteilung in Abrechnungszeiträume, in einer Weise, dass sie leicht zu finden sind und dass die Echtheit ihrer Herkunft, die Unversehrtheit des Inhalts und die Lesbarkeit dieser Rechnungen vom Zeitpunkt ihrer Ausstellung bis zur Verjährung der Steuerschuld gewährleistet sind“ aufbewahren. Aufgrund der o.g. Regelung hatten mehrere Steuerpflichtige Zweifel, ob die Vorsteuer ebenfalls geltend gemacht werden kann, wenn die in Papierform zugestellten Eingangsrechnungen eingescannt und elektronisch archiviert, die Papier-Originale dieser Rechnungen hingegen vernichtet wurden.
Hintergrund
Dieses Thema wurde bereits in unserem früheren Beitrag erwähnt (siehe Link: https://blog.taxbenefit.pl/pl/uncategorized/das-recht-auf-vorsteuerabzug-bei-der-elektronischen-archivierung-der-eingangsrechnungen-2/); die individuelle Steuerauskunft 0111-KDIB3-3.4012.637.2021.2.MAZ vom 08. Februar 2022 ist eine weitere Steuerauskunft, die den positiven Ansatz der Steuerbehörden zu diesem Thema bestätigt. Dargestellt wurde folgender Sachverhalt:
Ein polnisches Unternehmen beschäftigt sich mit der Herstellung und dem Verkauf von Glas. Es erhält die Eingangsrechnungen von den Auftragnehmern sowohl in elektronischer (z.B. im PDF- oder JPG-Format) als auch in Papierform. Bisher wurden Rechnungen, die das Unternehmen in Papierform erhielt, als Papierdokumente archiviert. Aufgrund des Umfangs seiner Tätigkeit erhält das Unternehmen eine große Anzahl von Eingangsrechnungen. Ihre Aufbewahrung in Papierform ist umständlich und kostspielig. Daher führt das Unternehmen nun die vollständige Digitalisierung von Eingangsrechnungen ein und gibt damit die physische Archivierung in Papierform auf. Rechnungen werden gescannt, in das Buchhaltungssystem übertragen und nur in elektronischer Form in nicht editierbaren Formaten archiviert. Ihre Papierversionen hingegen werden dauerhaft vernichtet.
Zugang zu den Rechnungen in elektronischer Form besitzen nur dazu berechtigte Personen. Auf Anfrage der Steuerbehörde gewährt das Unternehmen Einsicht in die in elektronischer Form gespeicherten Rechnungen.
Die Gesellschaft wollte wissen, ob die alleinige Aufbewahrung ursprünglich in Papierform erhaltener Rechnungen in elektronischer Form gesetzeskonform ist, und ob sie das Recht auf Vorsteuerabzug aus den so aufbewahrten Rechnungen behält.
Entscheidung der Steuerbehörde
Die Steuerbehörde stellte fest, dass das Recht des Steuerpflichtigen auf Vorsteuerabzug weder von der Art der Rechnung (Papier/elektronisch) noch von der Form abhängt, in der der Steuerpflichtige diese aufbewahrt. Die ordnungsgemäße Aufbewahrung von Rechnungen sei notwendig, um zu gewährleisten, dass der Steuerpflichtige das Recht auf Vorsteuerabzug im Falle einer möglichen Steuerprüfung durch die Steuerbehörde nicht verliert. Die Richtigkeit der Aufbewahrung der Rechnungen werde daher grundsätzlich von der Steuerbehörde überprüft, die auf der Grundlage der vom Steuerpflichtigen aufbewahrten Eingangsrechnungen beurteilt, ob das Recht zum Vorsteuerabzug bestand.
Die Steuerbehörde bestätigte somit, dass der Steuerpflichtige weiterhin zum Vorsteuerabzug aus Rechnungen berechtigt ist, die er in Papierform erhielt, aber nur in elektronischer Form aufbewahrt. Das Recht auf Vorsteuerabzug werde nicht dadurch beeinträchtigt, dass das Unternehmen in Papierform eingegangene Rechnungen vernichtet.
Fazit
Dieser Ansatz der Steuerbehörde ist vorteilhaft, weil er den Steuerpflichtigen ermöglicht, Kosten und Platz für Papierdokumente zu sparen. Gleichzeitig ist zu bedenken, dass das in der individuellen Steuerauskunft beschriebene Dilemma zumindest teilweise bald der Vergangenheit angehören wird, da Steuerpflichtige elektronische Rechnungen erhalten werden, die im nationalen E-Rechnungs-System (KSeF) gespeichert werden (siehe Link: https://blog.taxbenefit.pl/pl/uncategorized/obligatorische-ausstellung-strukturierter-rechnungen-in-polen-erst-ab-dem-jahr-2024-und-nur-fuer-unternehmen-mit-sitz-in-polen-2/).
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