Grundsätzlich entsteht die Umsatzsteuerpflicht bei innerpolnischen Transaktionen am Liefer- oder Leistungsdatum. In der Praxis kommt es aber oft vor, dass Verkäufer und Einkäufer vereinbaren, dass eine Anzahlung vor Erbringung der Leistung oder Lieferung bezahlt wird. Dann ist der Verkäufer verpflichtet, eine Anzahlungsrechnung auszustellen. Anzahlungsrechnungen werden am häufigsten bei kostspieligen Projekten, z.B. Bauprojekten erstellt, wenn der Verkäufer Geldmittel aufnehmen muss, um das Projekt realisieren zu können. Bei Anzahlungsrechnungen für innerpolnische Geschäfte ist zu beachten, dass die Steuerpflicht in Bezug auf den erhaltenen Betrag zum Zeitpunkt des Erhalts der Anzahlung entsteht. Problematisch ist dies, wenn eine Anzahlungsrechnung erstellt, aber die Anzahlung selbst mit zeitlicher Verzögerung erhalten wird.
Rechnungsstellung
Gemäß der polnischen Vorschriften ist der Verkäufer verpflichtet, eine Anzahlungsrechnung spätestens am 15. Tag des Folgemonats nach dem Erhalt der Anzahlung auszustellen. Gleichzeitig darf eine Anzahlungsrechnung nicht früher als 30 Tage vor Erhalt der Anzahlung ausgestellt werden.
Risikobereiche bei einer Anzahlungsrechnung für den Verkäufer
Gründe für eine nicht gezahlte Anzahlung können Meinungsverschiedenheiten zwischen den Kontrahenten über die Zahlungspflicht oder Verzögerungen bei der Zahlung durch den Einkäufer sein. In beiden Fällen hat der Verkäufer keinen Einfluss darauf, ob und wann er die Anzahlung erhält. Er kann aber die negativen steuerlichen Konsequenzen des Verhaltens des Einkäufers tragen.
Wird eine Anzahlungsrechnung innerhalb von 30 Tagen nach ihrer Erstellung nicht bezahlt, gilt sie als Rechnung, die ohne Bezug auf einen echten wirtschaftlichen Vorgang ausgestellt wurde (sog. „leere Rechnung“). Es besteht das Risiko, dass der Verkäufer die Umsatzsteuer doppelt ans Finanzamt zahlen muss. Die Steuerbehörden können feststellen, dass der Verkäufer die Pflicht hat:
- die in der Anzahlungsrechnung ausgewiesene Umsatzsteuer (weil diese Rechnung schon in den Wirtschaftsverkehr gebracht wurde, d.h. sie wurde an den Kunden geschickt, der die Steuer aus dieser Rechnung abziehen könnte), und
- die Umsatzsteuer in Bezug auf die erhaltene Anzahlung
abzuführen.
Es sei aber daran erinnert, dass eine Anzahlung, die in Bezug auf künftige, aber noch nicht konkretisierte Bestellungen bezahlt wird, nicht zur Entstehung einer Steuer- und Rechnungsausstellungspflicht führt. Das bedeutet, dass sie nicht als konkrete Bestellung gilt, sofern noch nicht sämtliche Einzelheiten der Transaktion bzw. der Gegenstand, die Menge und der Preis bestimmt wurden. Die Anzahlungsrechnung soll erst dann erstellt werden, wenn die Anzahlung mit einer konkreten Transaktion zu verbinden ist.
Risikobereiche bei einer Anzahlungsrechnung für den Einkäufer
Es besteht das Risiko, dass das Recht auf Vorsteuerabzug beanstandet wird, wenn eine Anzahlungsrechnung nicht vorschriftgemäß fakturiert ist.
Abschließend bleibt festzuhalten, dass eine vorschriftsgemäße Erstellung der Anzahlungsrechnung im umsatzsteuerlichem Interesse beider Kontrahenten liegt.
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