Auf der Website des Zentrums für Regierungsgesetzgebung wurde ein Entwurf zur Novellierung des Umsatzsteuergesetzes veröffentlicht, der die Einführung eines neuen landesweiten IT-Systems, d.h. des nationalen E-Rechnungs-Systems, vorsieht. Es wird für die Ausstellung und den Empfang einer neuen Art von Rechnungen auf elektronischem Wege verwendet, sogenannter „strukturierter Rechnungen“. Nach dem derzeitigen Wortlaut des Entwurfs wird das nationale E-Rechnungs-System fakultativen Charakter haben, d.h. die Nutzung wird möglich sein, aber nicht verpflichtend. Die neuen Regelungen sollen im Oktober 2021 in Kraft treten.
Die „strukturierte Rechnung“
Gemäß dem Entwurf stellt eine strukturierte Rechnung eine neue Art der elektronischen Rechnung dar, als Ergänzung zu den derzeit im wirtschaftlichen Verkehr zirkulierenden elektronischen Rechnungen und Papierrechnungen. Die strukturierten Rechnungen werden von den Steuerzahlern über ein spezielles IT-System – das nationale E-Rechnungs-System – ausgestellt und empfangen.
Nach dem Gesetzentwurf werden strukturierte Rechnungen von den Steuerpflichtigen in den Finanz- und Buchhaltungssystemen nach der vom für die öffentlichen Finanzen zuständigen Minister zur Verfügung gestellten Vorlage erstellt und dann mittels einer Schnittstellensoftware, die die Verbindung und den Datenaustausch in der Kommunikation zwischen den IT-Systemen ermöglicht, an das nationale E-Rechnungs-System gesendet. Die strukturierte Rechnung, die an die Plattform gesendet wird, erhält eine spezielle Nummer, die sie im System mit einem Datums- und Zeitstempel identifiziert. Der Unternehmer wird Gewissheit darüber erhalten, ob und wann seine Rechnung den Kunden erreicht haben wird. Der Steuerpflichtige wird im System eine Vorschau auf die ausgestellten und empfangenen strukturierten Rechnungen enthalten. Die Anwendung dieser Rechnungen wird jedoch die Zustimmung des Rechnungsempfängers erfordern.
Vor der Ausstellung einer strukturierten Rechnung wird der Steuerpflichtige verpflichtet, dem Leiter des Finanzamtes eine Mitteilung über die Personen vorzulegen, die berechtigt sind, auf das nationale E-Rechnungs-System zuzugreifen, um strukturierte Rechnungen auszustellen (z.B. ein Mitarbeiter des Steuerpflichtigen oder ein Buchhaltungsbüro). Gleichzeitig wird den zuvor vom Steuerpflichtigen bevollmächtigten Dritten (d.h. dem Buchhaltungsbüro) die Verpflichtung auferlegt, dem Leiter des Finanzamtes mitzuteilen, welcher ihrer Mitarbeiter zum Zugriff auf das nationale E-Rechnungs-System berechtigt ist.
Das Novellierungsgesetz geht davon aus, dass strukturierte Rechnungen in der Regel 10 Jahre lang im nationalen E-Rechnungs-System aufbewahrt werden, gerechnet ab dem Ende des Jahres, in dem sie ausgestellt wurden (und im Falle des Ablaufs der Verjährungsfrist der Steuerpflicht nach diesem Zeitraum – bis zum Ablauf der Verjährungsfrist der Steuerpflicht).
Vereinfachungen für Steuerzahler
Aus dem Gesetzentwurf geht auch hervor, dass die Steuerzahler von zusätzlichen Vereinfachungen und Privilegien profitieren könnten, z.B. in Bezug auf die Abrechnung von Korrekturrechnungen, die die Steuerbemessungsgrundlage verringern, oder bei der Rückerstattung der Umsatzsteuer innerhalb von 40 Tagen.
Erhält der Abnehmer von Waren oder Dienstleistungen eine berichtigende Rechnung, die
die Steuerbemessungsgrundlage in Form einer strukturierten Rechnung senkt, wird er den Vorsteuerbetrag in der Abrechnung für den Zeitraum, in dem er diese Rechnung
erhalten hat, verringern. Ein solches Vorgehen erfordert keine Dokumentation der Vereinbarung
mit dem Lieferanten der Waren oder Dienstleistungen (seit 1. Januar 2021 im Rahmen des sogenannten SLIM-VAT-Pakets in Kraft; mehr zu diesem Thema: https://blog.taxbenefit.pl/pl/uncategorized/umsatzsteuerabrechnung-der-korrekturrechnungen-neue-regelungen-ab-1-januar-2021-2/).
Steuerzahler, die sich dafür entscheiden, nur strukturierte Rechnungen auszustellen, werden von einer Präferenz in Form einer kürzeren Mehrwertsteuerrückerstattungsfrist von 60 auf 40 Tage profitieren können. Diesbezüglich sieht der Gesetzentwurf jedoch mehrere Voraussetzungen vor. Um eine beschleunigte Steuerrückerstattung zu erhalten, muss ein Steuerzahler die folgenden Bedingungen kumulativ erfüllen:
- der Steuerpflichtige darf im Abrechnungszeitraum, für den die Umsatzsteuererstattung beantragt wird, nur strukturierte Rechnungen ausstellen,
- der Steuerzahler wird verpflichtet, im Zeitraum von 12 Monaten vor dem Zeitraum, in dem die zu erstattende Steuerdifferenz ausgewiesen wird, ein Verrechnungskonto oder ein registriertes Konto bei einer genossenschaftlichen Spar- und Kreditbank zu besitzen, die im zentralen elektronischen Verzeichnis – der sog. „weißen Liste“ aufgeführt ist,
- der Betrag der Vorsteuer oder der Betrag der Steuerdifferenz, der in den vorherigen Abrechnungszeiträumen nicht beglichen wurde und in der Erklärung ausgewiesen wird, beträgt nicht mehr als 3.000 PLN .
Erfüllt der Steuerzahler eine der Bedingungen nicht, wird die Erstattung innerhalb von 40 Tagen verweigert.
Darüber hinaus werden die Steuerpflichtigen durch die Verwendung von strukturierten Rechnungen, die über das nationale E-Rechnungs-System ausgestellt werden, von der Pflicht zur Aufbewahrung und Archivierung der Rechnungen befreit. Die Aufgaben im Zusammenhang mit der Archivierung werden von der Steuerverwaltung übernommen.
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