Wann ist die Empfangsbestätigung der Korrekturrechnung erforderlich?
Wenn der Steuerpflichtige die Steuerbemessungsgrundlage aufgrund einer ausgestellten Korrekturrechnung reduzieren möchte, benötigt er eine Empfangsbestätigung der Korrekturrechnung durch den Erwerber der Ware oder den Dienstleistungsempfänger (im Sinne von Art. 29a Abs.13 des polnischen USt-Gesetzes). Die Bestätigung des Eingangs einer Korrekturrechnung beim Käufer ist nach Art. 29a Abs. 15 Pkt. 4 des polnischen USt-Gesetzes nicht notwendig, „wenn der Steuerpflichtige trotz eines dokumentierten Versuchs, eine Korrekturrechnung zu liefern, keine Empfangsbestätigung erhalten hat und der Erwerber der Ware oder der Dienstleistungsempfänger aus der Dokumentation erkennt, dass die Transaktion gemäß den in der Korrekturrechnung festgelegten Bedingungen durchgeführt wurde“.
Individuelle Steuerauskunft 0114-KDIP4-2.4012.75.2020.1.WH vom 07.05.2020
In der individuellen Steuerauskunft 0114-KDIP4-2.4012.75.2020.1.WH vom 07.05.2020 wurde folgender Sachverhalt dargestellt: Der Antragsteller ist in der chemischen Industrie tätig, hat seinen Sitz in Polen und ist aktiver Steuerpflichtiger der Umsatzsteuer. Der Verkauf wird durch Rechnungen dokumentiert, die entweder auf Papier oder in elektronischer Form ausgestellt werden. Das Unternehmen stellt auch die Korrekturrechnungen aus, die die Steuerbemessungsgrundlage und den fälligen Steuerbetrag reduzieren.
Dokumentation der Sende- und Empfangsbestätigung der Korrekturrechnungen
Die Gesellschaft plant, die folgenden Methoden zur Dokumentation der Sende- und Empfangsbestätigung der Korrekturrechnungen zu implementieren:
- a) die Korrekturrechnungen in Papierform werden per Einschreiben mit Rücksendebestätigung an die Adresse des Kontrahenten gesendet und deren Versand wird im Buch des Absenders dokumentiert;
- b) wenn die erste Methode nicht ausreicht und die Gesellschaft keine Rücksendebestätigung des Briefes mit der Korrekturrechnung erhält, werden die Transaktionen im Buchhaltungssystem zusätzlich überprüft. Mehr über diese Methode siehe unten.
Das Unternehmen fragte, ob es bei Anwendung beider Methoden berechtigt sei, die Steuerbemessungsgrundlage und den fälligen Steuerbetrag um den auf der ausgestellten Korrekturrechnung angegebenen Wert zu reduzieren.
Standpunkt der Steuerbehörde
Nach Ansicht der Steuerbehörde ist eine Empfangsbestätigung der Korrekturrechnung erforderlich, um die Steuerbemessungsgrundlage zu verringern. Die Vorschriften des polnischen USt-Gesetzes enthalten jedoch keine Anforderungen bezüglich der Form einer solchen Bestätigung. Es ist wichtig, dass der Verkäufer die Informationen besitzt, aus denen eindeutig hervorgeht, dass dem Käufer bekannt war, dass die Transaktion tatsächlich unter den in der Korrekturrechnung festgelegten Bedingungen durchgeführt wurde. Daher reicht es nicht aus, nur Korrekturrechnungen an den Kontrahenten zu senden und diese im Postausgangsbuch zu dokumentieren.
Keine Empfangsbestätigung der Korrekturrechnung
Wenn die Gesellschaft die Korrekturrechnungen per Einschreiben mit Rücksendebestätigung an den Kontrahenten gesendet und deren Versand im Postausgangsbuch dokumentiert hat, sie aber keine Empfangsbestätigung der Korrekturrechnungen erhält, hat sie das Recht, die Steuerbemessungsgrundlage und den Steuerbetrag herabzusetzen. Dies allerdings nur, wenn das Unternehmen die Daten aus dem Buchhaltungssystem besitzt, z.B. :
- Abrechnungen mit jedem Kunden, auf deren Grundlage es genau bestimmen kann, welche Rechnung in welcher Höhe abgerechnet wurde;
- Abrechnungsdaten der Rechnungen;
- Kontoauszüge mit ausgehenden Überweisungen oder Bestätigungen der von der Gesellschaft vorgenommenen Überweisung;
- Bestätigungen von Abrechnungen, deren Korrekturrechnungen in den Büchern des Käufers ausgewiesen wurden.
Zusammenfassung
Ähnliche Meinungen wurden in den folgenden individuellen Steuerauskünften vertreten: IPPP2/4512-326/15-2/RR vom 29. Juni 2015 sowie IPPP1/4512-862/15-2/AW vom 7 September 2015. Dies bedeutet jedoch nicht, dass man generell auf die Empfangsbestätigung der Korrekturrechnung verzichten kann. Es ist aber zu betonen, dass eine individuelle Auskunft keine Rechtsquelle darstellt und nur den Empfänger der Auskunft schützt. Daher soll der Steuerpflichtige immer eine individuelle Steuerauskunft von der Steuerbehörde einholen, wenn er sicher sein will.
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