Die Aufbewahrung der Rechnungen in Papierform kann für die Unternehmen belastend und kostspielig sein, sodass viele Steuerpflichtige sich für den elektronischen Austausch und die elektronische Archivierung von Rechnungen entscheiden. Dies bringt mehrere Vorteile, kann aber potenziell einem Steuerpflichtigen auch großen Schaden verursachen, wenn die Rechnungen (vor allem Eingangsrechnungen) inkorrekt archiviert werden, weil die polnischen Vorschriften auch einige allgemeine Grundsätze hinsichtlich der Archivierung der USt-Rechnungen vorsehen.
Archivierung der Rechnungen/elektronischen Rechnungen auf Basis des polnischen USt-Gesetzes
Gemäß dem polnischen USt-Gesetz ist eine Rechnung ein Dokument, das bestimmte Informationen beinhaltet und das in Papierform oder elektronisch ausgestellt wurde. Zusätzlich wurde im polnischen USt-Gesetz (Art. 2 Pkt 32) eine separate Bezeichnung für einen Beleg eingeführt, der elektronisch ausgestellt und zugestellt wurde: elektronische Rechnung (nachfolgend „E-Rechnung“). Grundsätzlich sind beide Arten o.g. Dokumente aufgrund der USt-Vorschriften als identisch zu betrachten, z.B. im Hinblick auf die Pflicht zur Abführung der Umsatzsteuer oder das Recht auf Vorsteuerabzug. Die Rechnungen (inkl. E-Rechnungen) müssen jedoch entsprechend archiviert werden. Laut Art. 112a Abs. 1 des USt-Gesetzes muss ein Steuerpflichtiger die von ihm ausgestellten und erhaltenen Rechnungen „unter Aufteilung in Abrechnungszeiträume, in einer Weise, dass sie leicht zu finden sind und dass die Echtheit ihrer Herkunft, die Unversehrtheit des Inhalts und die Lesbarkeit dieser Rechnungen vom Zeitpunkt ihrer Ausstellung bis zur Verjährung der Steuerschuld gewährleistet sind“ aufbewahren.
Ist demnach die elektronische Archivierung der Eingangsrechnungen möglich?
Aufgrund der oben genannten Regelungen hatten mehrere Steuerpflichtige Zweifel, ob die Archivierung der USt-Rechnungen in elektronischer Form überhaupt mit dem polnischen USt-Gesetz konform ist. Da sie besonders die Aberkennung des Rechts auf Vorsteuerabzug aus elektronisch archivierten Rechnungen fürchteten, beantragten sie beim Direktor der inländischen Steuerinformation diesbezüglich eine individuelle Steuerauskunft. Ein Teil der Antragsteller fragte auch, ob die Vorsteuer ebenfalls geltend gemacht werden kann, wenn die in Papierform zugestellten Eingangsrechnungen eingescannt und elektronisch archiviert, die Originale dieser Rechnungen hingegen vernichtet wurden.
Ansicht der polnischen Steuerbehörde
In den letzten Steuerauskünften war die polnische Steuerbehörde der Ansicht, dass die Form der Archivierung der Unterlagen keinen Einfluss auf das Recht auf Vorsteuerabzug haben sollte, sofern die Eingangsrechnungen echt, unversehrt, lesbar sowie auch für den Steuerpflichtigen und das Finanzamt (z.B. während einer Kontrolle) zugänglich sind – siehe Auskünfte:
- 0114-KDIP1-3.4012.380.2019.2.MK vom11.2019;
- 0111-KDIB3-3.4012.436.2019.2.MAZ vom12.2019;
- 0112-KDIL1-3.4012.469.2019.1.JN vom10.2019.
In den folgenden individuellen Steuerauskünften wurde bestätigt, dass die Rechnungen in Papierform vernichtet werden können, sofern sie entsprechend elektronisch archiviert wurden:
- 0114-KDIP1-3.4012.555.2019.2.JF vom12.2019;
- 0111-KDIB3-3.4012.417.2019.1.MAZ vom12.2019;
- 0112-KDIL4.4012.542.2019.1.EB vom 13.12.2019.
Darüber hinaus wies die Steuerbehörde darauf hin, dass die Eingangsrechnungen bis zur Verjährung der Steuerschuld gegen unbefugte Veränderung, unbefugte Verbreitung, Beschädigung oder Zerstörung geschützt werden sollten.
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