Belegnachweise bei innergemeinschaftlichen Warenlieferungen

Der Steuersatz von 0 % darf auf innergemeinschaftliche Warenlieferungen nur dann angewandt werden, wenn bestimmte Voraussetzungen kumulativ erfüllt sind. Eine der Voraussetzungen ist, dass der Warenlieferant vor Ablauf der Frist für die Einreichung der einschlägigen USt-Erklärung über die Unterlagen verfügt, die den Transport ins übrige Gemeinschaftsgebiet belegen.

Wenn ein Speditionsunternehmen mit der Beförderung der Waren beauftragt wird, muss der Verkäufer die Spezifikation der einzelnen Teile der Ladung besitzen sowie die Frachtbriefe der Spedition, die für die Ausfuhr der Waren aus Polen verantwortlich ist. Aus den Frachtpapieren muss sich eindeutig ergeben, dass die Waren an einen in einem anderen Mitgliedstaat gelegenen Bestimmungsort (ins übrige Gemeinschaftsgebiet) geliefert worden sind. Grundsätzlich handelt es sich hier um den CMR-Frachtbrief, auf dem der Warenempfang bestätigt wird.

Falls der Lieferant oder der Abnehmer selbst die Waren per Eigentransport abholt oder befördert, sollte er ein Dokument besitzen, das zumindest folgende Angaben enthält:

den Vor- und Nachnamen oder den Firmennamen sowie die Anschriften des Geschäftssitzes oder des Wohnsitzes des Warenerwerbers und des Steuerpflichtigen, der die innergemeinschaftliche Warenlieferung tätigt;
den Bestimmungsort, falls dieser vom Geschäftssitz oder vom Wohnsitz des Warenerwerbers abweicht;
die Bezeichnung der Waren und deren Menge;
die Bestätigung, dass die Waren durch den Erwerber an einem Ort empfangen wurden, der sich im Gemeinschaftsgebiet befindet;
die Art und das amtliche Kennzeichen des Transportmittels, mit dem die Waren ausgeführt wurden oder die Flugnummer, wenn die Waren mit dem Flugzeug befördert werden.

Es ist zu betonen, dass die entsprechenden Unterlagen dem Lieferanten bereits zum Zeitpunkt, an dem der Lieferant die innergemeinschaftliche Warenlieferung unter Anwendung des Steuersatzes von 0 % meldet, vorliegen müssen. Ansonsten darf er den reduzierten Steuersatz von 0% nicht anwenden. In der Regel kann erst einmal abgewartet werden, allerdings muss die Lieferung spätestens in der übernächsten USt-Erklärung unter Anwendung des auf eine inländische Warenlieferung anwendbaren Steuersatzes (8 % bzw. 23 %) gemeldet werden.